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Events organisieren – Damit aus der Mücke kein Elefant wird

Zusammenfassung:

  • Kein Event kommt ohne Fehler aus
  • Laufende und direkte Kommunikation führen zu weniger Fehlern
  • Unscheinbare Dinge fördern erfolgreiche Events
  • Nacharbeitung ist ebenso wichtig wie Vorarbeit

Ein perfektes Event zu organisieren, auf dem alles glatt läuft und absolut nichts schief geht, ist geradezu utopisch. Nur zu gerne schleichen sich kleine Fehler oder Probleme ein, oft auch ohne eigenes Verschulden. Aber man kann lernen, mit Fehlern und Problemen umzugehen, damit aus jeder Veranstaltung ein Erfolg wird.

Rechtzeitige Planung ist das A und O

Eine gute Veranstaltung beginnt mit präziser Planung in Absprache mit dem Kunden. Danach folgt die professionelle Durchführung. Bei der Durchführung kommt es oft auf die Details an. Ein kleiner Fehler mag vielleicht zunächst nicht auffallen, kann aber das Gesamtbild der Veranstaltung stören. Das wirkt sich schließlich auf den Erfolg der Veranstaltung und die Zufriedenheit des Kunden aus. Am besten sollte man mindestens eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn vor Ort sein, um etwaige Fehler rechtzeitig zu erkennen und zu beheben. Vor Ort wird mit dem Personal der Zeitplan final abgesprochen, sodass alle auf dem gleichen Wissensstand sind.

Gäste wollen erinnert werden

Häufig kommt es vor, dass Gäste trotz Zusage nicht zu der Veranstaltung auftauchen. Um dem schon von vornherein entgegenzuwirken, sollte nach der formellen Einladung und erfolgter Zusage unbedingt ein finales Follow Up stattfinden, um die Teilnehmer noch einmal an den Termin zu erinnern. Am besten erledigt man dies telefonisch, da bei E-Mails immer die Gefahr besteht, dass der Adressat die Mail nicht wahrnimmt. Am Telefon hat man zumindest die Chance, das Sekretariat über den bevorstehenden Termin zu informieren. Auch letzte Details und eventuell aufkommende Fragen können im telefonischen Follow Up geklärt werden. Trotz aller Sorgfalt ist aber immer mit Last-Minute-Absagen zu Rechnen.

Improvisationstalent ist gefragt

Vor Veranstaltungsbeginn müssen Unterlagen, Namensschilder und Menükarten geprüft werden, denn hier schleichen sich gerne Fehler ein. Fehldrucke, Rechtschreibfehler, ein falsch geschriebener Name oder das falsche Logo machen sich nicht gut auf offiziellen Dokumenten. Worauf man auch gefasst sein sollte sind spontane Änderungen. Nach wochenlanger Planung entscheiden sich die Veranstalter am Tag des Events doch noch einmal um. Wenn ein Raum doch nicht wie geplant zur Verfügung steht oder das Menü ohne Absprache geändert wurde, empfiehlt es sich, auf sofortige Änderung oder einen Preisnachlass zu bestehen.

Ein erfolgreiches Event geht durch den Magen

Für viele Teilnehmer ist das Highlight einer Veranstaltung nicht etwa ein Vortrag oder das Networking, sondern das Essen. Es bleibt den Teilnehmern noch lange im Gedächtnis – länger vielleicht als manche Information. Fragen Sie schon während des Einladungsprozesses oder spätestens im finalen Follow Up nach besonderen Ernährungsgewohnheiten der Teilnehmer. Auch das Timing sollte vorher festgelegt werden: wann und in welchen Intervallen sollen die Gänge serviert werden? Am besten ist man aber auch hier flexibel. Wenn ein Vortrag mal etwas länger dauert, kann sich auch das Servieren der Speisen nach hinten verschieben.

Nacharbeitung ist genauso wichtig wie Planung

Nach der – hoffentlich erfolgreich – abgeschlossenen Veranstaltung sollte unbedingt eine Feedbackrunde mit dem Kunden und im besten Fall zusätzlich mit einem Vertreter des Servicepersonals abgehalten werden. Was ist gut gelaufen, was weniger gut und wie können die aufgetretenen Probleme beim nächsten Mal vermieden werden? Zudem ist die Anfertigung eines offiziellen Debriefings ratsam. Dieses Dokument gibt einen Überblick über die Veranstaltung, ihre Teilnehmer und Ergebnisse. Damit ist man bestens gerüstet, um aus seinen Fehlern zu lernen und bei der nächsten Veranstaltung auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.

Über den Autor:

Stefan Schmidt
Account Manager bei HBI Helga Bailey GmbH – International PR & MarCom

Seit 2015 betreut Stefan Schmidt, Kunden aus den Bereichen Netzwerk und Telekommunikation, B2B-Software, Logistik und Consumer Electronics. Mit seinen langjährigen Erfahrungen in der PR-Branche, sowie weiteren Erfahrungen bei ProSiebenSat.1 und als Promter, zählt er zu den Experten für Produkteinführungen, Messeauftritte und Pressearbeit.

 

 

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HBI Helga Bailey GmbH
Die HBI Helga Bailey GmbH – International PR & MarCom wurde vor über 30 Jahren in München gegründet und ist heute eine der dynamischsten und innovativsten Technologie-Agenturen in Deutschland. HBI erzielt herausragende Ergebnisse für Unternehmen aller Größenordnungen und zählt Start-Ups sowie multinationale Konzerne zu seinen Kunden, von denen viele bereits fast ein Jahrzehnt mit HBI zusammenarbeiten. Die Berater der Agentur bestechen durch ihre Leidenschaft für Technologie und sind Experten für Unternehmenssoftware, Telekommunikation, industrielle Automatisierung, medizinische Geräte und Unterhaltungselektronik. HBI ist auf integrierte Kommunikation spezialisiert und bietet neben klassischer und digitaler PR auch Beratung und Trainings sowie Marketing und Event Services. Die Agentur ist seit vielen Jahren Partner der Worldcom PR Group und unterstützt deutsche Unternehmen bei der internationalen Expansion sowie internationale Firmen beim Markteintritt in Deutschland.